L’outil de gestion de stock de Cycles Chedaleux (Culture Vélo Vannes, Saint-Avé) n’est pas un projet parti de zéro : c’est la refonte d’une application développée en interne plusieurs années plus tôt, quand son auteur travaillait encore au magasin. Trois ans d’usage quotidien plus tard, deux événements ont déclenché la refonte : le passage du site à PrestaShop 9.1.4, qui rend caduque une partie de l’intégration existante, et la séparation du magasin de Caudan, qui met fin à la gestion multi-boutique (rétrocessions, facturation croisée) sur laquelle reposait une bonne partie de l’ancien outil. Plutôt qu’un simple portage technique, Cycle X en a profité pour reprendre chaque fonctionnalité existante une à une : simplifier ce que l’usage réel avait rendu inutile, et améliorer ce que trois ans de retour d’expérience terrain avaient mis en évidence.
Stock : le cœur de l’outil
Chaque ligne du stock correspond à une unité physique, pas à une fiche produit abstraite : référence, nom, cadre, couleur, taille, année, catégorie, marque, moteur (pour l’électrique), emplacement en magasin, prix d’achat, prix de vente et prix promo. La fiche trace tout le cycle de vie du vélo — réception, mise en rayon, vente avec vendeur et acheteur, ou au contraire réservation sur devis avec date d’expiration. Un produit peut être exclu de la synchronisation PrestaShop (utile pour un vélo immobilisé ou monté à l’atelier) sans jamais bloquer sa gestion en interne.
La mise à jour d’un prix ou d’une quantité déclenche une tentative de synchronisation vers PrestaShop, mais celle-ci ne bloque jamais la sauvegarde locale : si la boutique en ligne est injoignable, le stock physique reste la référence et l’erreur est tracée sur la fiche plutôt que de faire échouer l’opération. Quand une référence totalement nouvelle arrive, une fiche PrestaShop minimale est créée automatiquement (nom, catégorie, prix) puis marquée à publier : elle reste inactive côté boutique tant que la description et les photos n’ont pas été complétées à la main.
Précommandes
Les précommandes clients sont suivies indépendamment du stock : un vélo précommandé n’entre jamais en rayon, il part directement à l’atelier pour montage. Le rapprochement avec les réceptions fournisseurs se fait automatiquement, pour ne créer en stock que ce qui n’est pas déjà réservé à un client, avec relance automatique par mail en cas de retard.
Réceptions
Une réception fournisseur liste les lignes livrées et permet de les intégrer une à une (ou en masse) dans le stock, en les rapprochant du référentiel vélo existant pour éviter de ressaisir les caractéristiques d’un modèle déjà connu.
Messagerie
Messagerie interne à l’équipe magasin, indépendante des mails personnels : un message peut être adressé à un destinataire, à toute une équipe (vente ou atelier) ou à tout le monde.
Opérations
Les opérations commerciales (soldes, déstockage, mise en avant d’une gamme) regroupent des produits du stock sur une période donnée, à titre purement informatif pour l’équipe magasin. Un produit peut être ajouté à une opération directement depuis sa fiche stock, sans repasser par l’écran de l’opération.
Priorités
Reprend le principe de l’ancien module stock-push : une prime en euros et/ou en cadeau est associée à un produit pour inciter sa vente. La prime reste visible tant que le produit n’est pas vendu, et son règlement se valide en un clic une fois la vente effective.
Journal de primes
Distinct des priorités produit : un système de points par équipe (atelier ou magasin), avec des cartes positives et négatives accumulées sur un cycle mensuel, qui font varier une barre de progression de prime collective. Des clauses de déclenchement (réclamation client, incident) peuvent remettre cette barre à zéro pour le mois, indépendamment du score de points — la décision finale du montant reste humaine, l’outil n’est qu’un indicateur visuel partagé par l’équipe.
Outils
Un second niveau de menu regroupe les fonctions plus ponctuelles. Étiquettes gère la file d’impression des étiquettes prix : tout produit dont le prix change est automatiquement marqué à réétiqueter. Inventaires pilote les campagnes de comptage physique du stock. Liens B2B donne à certains partenaires un accès simplifié au catalogue. Bons cadeaux suit les chèques cadeaux émis, liés au module correspondant sur la boutique PrestaShop. Historique produits journalise chaque modification de fiche stock, champ par champ, avec l’auteur et la date.
Écarts compare le stock physique à deux autres sources de vérité : côté Écarts stock/PrestaShop, un diagnostic à double sens vérifie que le prix et la quantité locaux correspondent à ce qui est réellement en vigueur sur la boutique, catalogue entier scanné en un seul appel API. Côté Écarts stock/G8, le logiciel de caisse du magasin n’exposant aucune API, le rapprochement se fait via l’export Excel que G8 sait produire : l’utilisateur dépose le fichier, la comparaison référence par référence fait remonter les écarts de quantité et de prix, sans jamais rien persister en base.
Seuils produits déclenche une alerte dès qu’une référence passe sous un seuil de stock configuré. Locations suit le parc de vélos disponibles à la location (sous-menu Produits à louer) avec un planning dédié et des relances automatiques de retard au vendeur assigné. Demandes d’essai centralise les essais planifiés en magasin, qu’ils viennent d’une demande directe ou du configurateur Mon VAE du site — jusqu’à trois vélos réellement disponibles peuvent y être proposés au client. Occasions regroupe les Reprises (cotation via 2BX, qui n’expose pas d’API officielle : l’intégration passe par une session web authentifiée, et le montant final est toujours recalculé côté serveur avant enregistrement) et les Demandes de clients à la recherche d’une occasion précise.
Configuration
Le troisième niveau regroupe l’administration du référentiel métier : Employés (avec distinction vendeur/technicien), Emplacements en magasin, Fournisseurs, et le référentiel vélo lui-même (Marques, Moteurs, Tailles, Catégories) mappé avec l’arborescence PrestaShop. Notifications définit qui reçoit quelle alerte email par fonctionnalité — une personne peut suivre les précommandes en retard sans être notifiée des demandes d’occasion. Modèles d’étiquettes paramètre le gabarit imprimé. Utilisateurs, réservé aux admins, gère les deux niveaux d’accès de l’outil.
Le sous-menu Reprises paramètre la cotation d’occasion : Types de vélo associe un taux de marge par catégorie, Consommables liste ce qui se déduit automatiquement du prix de reprise (pièces d’usure, révision). Taux de reprises configure les fourchettes utilisées pour les demandes clients. Primes définit les cartes (positives/négatives) utilisées par le Journal de primes.
Simplifier plutôt qu’accumuler
La refonte n’a pas cherché à tout garder : la gestion multi-boutique (rétrocessions, facturation croisée entre Saint-Avé et Caudan) a disparu avec la séparation des deux magasins, et plusieurs champs devenus inutiles à l’usage (pointage manuel de retrait, doubles références de reprise) ont été retirés du modèle de données plutôt que conservés par prudence. Trois ans d’utilisation quotidienne donnent une vision précise de ce qui sert vraiment — la refonte a été l’occasion de trancher, pas seulement de moderniser la technique.
