Présentation de l’interface
Quand un magasin de vélos atteint un certain volume — disons cinq cents factures par an, plusieurs centaines de fiches client actives, un parc d’occasion à tracer — les outils génériques (Sage, EBP, voire Excel) montrent vite leurs limites. Ils ne parlent pas le métier : ils ignorent la notion de vélo sérialisé, ne savent pas tracer un Livre de police légal, ne gèrent pas les reprises avec évaluation 2BX, ne connaissent pas VeloConnect pour les commandes fournisseurs. CRM Cycles a été construit comme la réponse à ce vide : un système d’information complet, dédié au commerce du vélo, conforme à la législation française et conçu pour les magasins indépendants ou les réseaux multi-boutiques.
Vente et facturation
Le module Ventes orchestre tout le cycle commercial avec un workflow rigoureux. Un devis se convertit en commande, puis en facture, sans ressaisie. Les factures sont validées NF525 avec chaînage cryptographique (obligation légale depuis 2018 pour tout logiciel de caisse en France), et peuvent être émises en facturation électronique B2B au format Factur-X PDF/A-3 conforme à la norme EN 16931 — anticipation de l’obligation 2026 pour les transactions inter-entreprises.
Le module gère les paiements en espèces, carte, chèque, virement, bon d’achat ou avoir client, avec recalcul automatique du statut (partiellement payée, payée, en retard). Les chèques cadeaux et bons d’achat sont émis depuis l’interface, avec génération d’un code unique et règle d’utilisation en magasin ou sur le portail client. La caisse gère l’ouverture et la fermeture quotidienne avec décompte espèces, mouvements de caisse et retraits, et propose une correction d’erreur de règlement traçable.
Atelier et SAV
Le module Atelier est un point fort de CRM Cycles. Chaque ordre de réparation suit un workflow personnalisable (reçu, diagnostic, pièces commandées, en réparation, prêt à retirer, livré), avec technicien assigné, pièces utilisées, main-d’œuvre facturée et photos avant/après. Une checklist Vérifier/Remplacer permet de standardiser les interventions courantes (révision, mise au point).
Le calendrier atelier et le planning global visualisent la charge par technicien, avec drag-and-drop des interventions. Les vélos à la carte (assemblage personnalisé) gèrent le déstockage des composants individuels, créent une nomenclature complète et génèrent un produit sérialisé vendable à partir des pièces assemblées. Les campagnes atelier relancent automatiquement les clients dont le vélo est prêt mais pas retiré, ou ceux dont la révision annuelle approche.
Le module SAV (réclamations de garantie) est distinct des ordres de réparation classiques : il gère le recours auprès du fournisseur ou du fabricant avec workflow dédié, photos du défaut, suivi des délais et facturation séparée. Cette distinction évite que la garantie ne pollue les chiffres atelier et trace correctement les remplacements gratuits.
Clients et portail client
Le module Clients centralise les fiches avec adresses multiples (livraison, facturation), groupes tarifaires multi-niveaux, et historique complet des correspondances (emails et SMS lognés pour RGPD). Les crédits clients stockent le solde créditeur utilisable pour payer des factures futures, avec historique des mouvements. Les groupes de clients permettent une tarification différenciée (pro, club, partenaire) appliquée automatiquement sur les documents commerciaux.
Le parc vélos clients rattache chaque vélo acheté à la fiche de son propriétaire, avec son numéro de série, sa date d’acquisition et l’historique de ses interventions atelier. C’est cette table qui alimente le portail client, application sœur déployée sous un sous-domaine dédié : le client se connecte par mot de passe ou code SMS, consulte ses factures et avoirs téléchargeables en PDF, son parc vélos avec garanties cadre et vélo restantes, le statut en temps réel de ses réparations atelier, et peut ouvrir des tickets de support pour toute question post-vente.
Catalogue et stock
Le catalogue distingue les produits classiques (accessoires, équipements, pièces) des produits sérialisés — c’est-à-dire les vélos identifiables par leur numéro de série unique. L’arborescence du catalogue est multi-niveaux : familles, catégories, sous-catégories, avec des caractéristiques produits typées (taille, couleur, matériau) éditables au BO. Les collections intelligentes permettent de regrouper des produits par règle (« tous les vélos route entre 2000 € et 3000 € de moins de 6 mois ») et se maintiennent automatiquement à jour.
Les marques stockent les durées de garantie cadre et vélo, appliquées automatiquement aux ventes. Les tags BLE (Bluetooth Low Energy) associent un identifiant Bluetooth à un vélo sérialisé pour la recherche par effet Geiger via l’application Radar (article dédié).
Côté stock, l’inventaire propose un mode scan code-barres ou clavier, avec écart positif/négatif détecté automatiquement. Les commandes fournisseurs intègrent VeloConnect (standard EDI du vélo en Europe) avec import des fiches produit, suivi des livraisons et rapprochement automatique factures / réceptions. Les réceptions fournisseur créent automatiquement les produits sérialisés (un par numéro de série) et peuvent être faites en magasin via l’application mobile (scan tag + numéro de série + emplacement + photo), avec validation finale dans CRM Cycles.
Pour les commerces multi-magasins, la visibilité inter-magasins permet de consulter le stock des autres boutiques directement depuis un devis ou une commande, et les rétrocessions inter-magasins orchestrent le transfert avec facture inter-magasins générée automatiquement.
Reprises occasion et Livre de police
Le module Reprises occasion intègre l’évaluation 2BX (référentiel français des cotes vélos d’occasion), permet l’envoi d’offres de reprise au client avec relances automatiques, et à l’acceptation crée automatiquement le vélo en stock occasion plus l’entrée au Livre de police, registre légal obligatoire pour tout commerçant qui rachète des biens d’occasion à un particulier (article L321-7 du Code de commerce).
Le Livre de police peut être exporté en PDF individuel (pour une entrée donnée), en PDF liste (sur une période) ou en Excel pour transmission à la gendarmerie en cas de contrôle. Les champs obligatoires (date, identité du vendeur avec pièce d’identité, prix, description du bien, numéro de série) sont validés à la saisie pour éviter tout export incomplet.
Étiquettes, rapports et reporting
Le module Étiquettes propose sept formats prédéfinis (A6, A7, Avery 5160/5163, Dymo, Brother QL, Zebra ZD420) avec éditeur HTML/CSS par type de label (prix, code-barres, vélo, Bicycode). L’impression supporte plusieurs imprimantes en parallèle et les profils par poste de travail.
Les rapports de ventes et rapports de stock proposent des vues croisées par période, catégorie, marque, vendeur ou client. Export Excel pour comptabilité externe, et synchronisation directe avec les outils de reporting BI via une API REST.
Équipe et organisation
Le module Équipe gère les utilisateurs avec rôles et permissions granulaires (RBAC complet), les emplois du temps par poste, les absences et congés avec workflow de validation, les objectifs commerciaux mensuels par vendeur (avec suivi en temps réel de l’atteinte), et une messagerie interne qui permet à l’équipe de communiquer sans email externe.
L’authentification supporte la 2FA TOTP (Google Authenticator), la biométrie native (Touch ID, Face ID), et l’authentification NFC par carte physique pour le login rapide en caisse — utile en magasin où chaque seconde compte au moment d’encaisser un client.
Plan magasin et zones
Le plan du magasin est une vue cartographique des zones et emplacements physiques. Chaque produit sérialisé est rattaché à une zone (rayon route, atelier, réserve), visualisée sur un plan interactif. Au-delà de l’aspect visuel, c’est cette donnée qui alimente l’application Radar pour la recherche par Bluetooth, et le portail client qui peut indiquer « disponible en magasin, rayon route, présentoir vitrine ».
Conformité légale
CRM Cycles couvre l’ensemble des obligations légales applicables à un commerce de vélos en France :
- NF525 : chaînage cryptographique des factures (SHA-256), clôtures journalières automatiques, export FEC (Fichier des Écritures Comptables) au format réglementaire pour l’administration fiscale
- Livre de police sur les reprises occasion (article L321-7 C. com.), exportable PDF ou Excel
- Factur-X / e-invoicing pour la facturation B2B (anticipation de l’obligation 2026)
- RGPD : log des correspondances, droit à l’oubli implémenté avec anonymisation sélective
- Bicycode via le module Marquage antivol Veloland (intégration native au panier)
Migration depuis l’outil existant
Import du catalogue depuis G8
Pour faciliter la transition depuis un outil existant, CRM Cycles propose une migration G8 automatisée : import des fiches produit, des clients, des fournisseurs et des marques depuis le précédent ERP du marché du vélo (G8 / Vidaxx). L’import est incrémental et idempotent : on peut le relancer plusieurs fois sans créer de doublons, ce qui permet de tester la migration en pré-production avant la bascule finale.
Côté technique
Le backend est bâti sur Yii 2 en architecture backend / frontend / common, avec MySQL 8.0 comme base de données et Bootstrap 5 pour l’interface admin. Le choix de Yii2 — plutôt que Symfony ou Laravel — vient de la stabilité du framework, de sa rapidité d’apprentissage pour de nouveaux développeurs et de son ORM ActiveRecord particulièrement adapté à un projet métier où le nombre de tables croît avec les modules.
Le RBAC est géré par des modèles applicatifs ROLE et PERMISSION en base, plutôt que par le RBAC natif Yii. Ce choix permet d’éditer les permissions depuis le back-office sans toucher au code, et de faire évoluer la matrice droits/rôles au fil de la croissance de l’équipe magasin.
La validation NF525 s’appuie sur un chaînage cryptographique : chaque facture stocke un hash SHA-256 calculé à partir de son propre contenu et du hash de la facture précédente. Cela rend impossible toute modification rétroactive d’une facture sans casser la chaîne, conformément à l’arrêté du 18 mars 2025 qui définit les obligations de sécurisation des logiciels de caisse en France. Les clôtures journalières s’enchaînent dans la même logique pour fournir un signal de cohérence vérifiable par l’administration fiscale.
Le format Factur-X est produit côté serveur via la bibliothèque setasign/fpdi couplée à un générateur XML conforme XRechnung / UBL. Le résultat est un PDF/A-3 contenant les deux flux : la version lisible (PDF visuel) et la version structurée (XML EN 16931), exigée pour l’interopérabilité avec les outils de comptabilité européens.
L’API REST exposée par CRM Cycles permet à plusieurs applications satellites de s’y brancher : le site vitrine Next.js (CRM Boutique), l’application Radar Flutter, et tout autre outil tiers via clé API restreinte. L’authentification API est en Bearer token avec scopes par endpoint.
Pourquoi un CRM métier plutôt qu’un outil généraliste
Un magasin de vélos qui veut suivre la législation française (NF525, Livre de police, Bicycode, garanties cadre obligatoires depuis 2024, Factur-X B2B 2026) ne peut pas se contenter d’un logiciel de caisse généraliste. Les outils transversaux (Sage, EBP) demandent des plugins payants pour chaque obligation légale, et finissent par coûter plus cher qu’un CRM dédié tout en restant moins ergonomiques. CRM Cycles centralise ces obligations dans une application unique, conçue dès le départ pour le commerce du vélo, et complète son périmètre avec les fonctions opérationnelles que les outils généralistes ignorent : assemblage à la carte, parc vélos client traçable, intégration VeloConnect, planning atelier, tags BLE et application Radar, multi-magasins avec rétrocessions, plan magasin interactif, portail client autonome.
Pour un commerçant qui investit dans un système d’information à dix ans, l’arbitrage est clair : un outil métier sur mesure qui couvre 100% du périmètre coûte moins cher qu’un patchwork d’outils génériques qui en couvrent 70%.
